Riunione periodica sicurezza art. 35: obblighi e verbale

La riunione periodica di prevenzione e protezione è obbligatoria nelle aziende e unità produttive con più di 15 lavoratori, almeno una volta all'anno. La prevede l'art. 35 del D.Lgs. 81/2008: il datore di lavoro la indice e vi partecipano l'RSPP, il medico competente se nominato e l'RLS. Di ogni riunione va redatto un verbale.

Sotto i 15 lavoratori la riunione non è annuale per legge, ma l'RLS può chiederne la convocazione quando cambiano in modo significativo le condizioni di rischio. Nelle pagine che seguono trovi il perimetro dell'obbligo, l'ordine del giorno minimo, gli errori tipici e uno schema di verbale da adattare alla tua azienda.

Quando la riunione è obbligatoria#

L'art. 35, comma 1, impone al datore di lavoro, direttamente o tramite il servizio di prevenzione e protezione, di indire almeno una volta all'anno una riunione nelle aziende e unità produttive che occupano più di 15 lavoratori. Il conteggio si fa per unità produttiva, non per gruppo: una società con tre sedi da 10 lavoratori ciascuna non supera la soglia in nessuna sede, anche se nel complesso ne occupa 30.

Il comma 4 aggiunge due ipotesi in cui la riunione va tenuta indipendentemente dalla scadenza annuale:

• quando si verificano significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio;
• quando si programma o si introduce una nuova tecnologia che ha riflessi sulla sicurezza e salute dei lavoratori.

Nelle unità produttive fino a 15 lavoratori, nelle stesse situazioni, è l'RLS a poter chiedere la convocazione di un'apposita riunione. Il testo vigente dell'articolo è consultabile sul D.Lgs. 81/2008 in Normattiva.

Chi deve partecipare#

I partecipanti indicati dal comma 1 sono quattro:

1. il datore di lavoro o un suo rappresentante;
2. il responsabile del servizio di prevenzione e protezione;
3. il medico competente, ove nominato;
4. il rappresentante o i rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza.

Il datore di lavoro può farsi rappresentare, ma il rappresentante deve conoscere le scelte aziendali e poter assumere impegni: mandare un impiegato senza deleghe svuota la riunione. Se l'azienda ha nominato più medici competenti, con uno di essi coordinatore, vanno invitati tutti: lo ha chiarito la Commissione per gli interpelli del Ministero del Lavoro con l'interpello n. 1 del 19 luglio 2022, richiamando i compiti che l'art. 25 assegna a ciascun medico.

Se in azienda non c'è un RLS eletto, le funzioni sono svolte dal rappresentante territoriale, che va quindi invitato. Nulla vieta di coinvolgere altre figure utili, come dirigenti, preposti o il responsabile della manutenzione, purché i partecipanti obbligatori siano presenti. Per il ruolo dell'RLS in riunione vedi la guida sul rappresentante dei lavoratori per la sicurezza; per la scelta del medico, l'articolo sulla nomina del medico competente.

Cosa si discute: l'ordine del giorno minimo#

Il comma 2 elenca quattro argomenti che il datore di lavoro sottopone all'esame dei partecipanti:

1. il documento di valutazione dei rischi;
2. l'andamento degli infortuni e delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria;
3. i criteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l'efficacia dei dispositivi di protezione individuale;
4. i programmi di informazione e formazione di dirigenti, preposti e lavoratori.

Il comma 3 aggiunge che nel corso della riunione possono essere individuati codici di comportamento e buone prassi per prevenire infortuni e malattie professionali, oltre a obiettivi di miglioramento della sicurezza basati sulle linee guida per i sistemi di gestione.

Il medico competente ha in riunione un compito preciso: l'art. 25 gli chiede di comunicare per iscritto, in questa occasione, i risultati anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria, con indicazioni sul loro significato. Un tema in più da considerare dal 2026 sono i mancati infortuni: il decreto-legge 159/2025, come riassunto dal Ministero del Lavoro, prevede linee guida per individuarli, tracciarli e analizzarli nelle imprese con più di 15 dipendenti. La riunione è il luogo naturale in cui presentarne l'analisi.

Come preparare la riunione#

Una riunione utile si prepara nelle due o tre settimane precedenti. Esempio: un'azienda di logistica con 40 addetti fissa la riunione a novembre; a ottobre l'RSPP aggiorna la statistica degli infortuni, il medico prepara la relazione anonima, il responsabile del personale estrae lo stato della formazione e l'RLS raccoglie le segnalazioni dei colleghi.

1. Convocazione scritta con data, luogo, ordine del giorno e allegati, inviata a tutti i partecipanti con un anticipo ragionevole.
2. Raccolta dei dati: registro e statistiche infortuni, relazione del medico competente, schede DPI e consumi, piano di formazione con scadenze.
3. Revisione del DVR: l'RSPP evidenzia le parti da aggiornare e le misure del programma di miglioramento ancora aperte.
4. Segnalazioni dei lavoratori tramite l'RLS, da inserire tra i punti in discussione.
5. Proposta di piano d'azione con responsabili e scadenze, da discutere e approvare in riunione.

Se serve rivedere il documento di valutazione, il supporto per l'aggiornamento è descritto nella pagina sul documento di valutazione dei rischi.

Schema di verbale della riunione periodica#

Il comma 5 richiede che della riunione sia redatto un verbale, tenuto a disposizione dei partecipanti per la sua consultazione. La legge non impone un modello: lo schema seguente copre tutti gli elementi richiesti e quelli che un organo di vigilanza si aspetta di trovare.

1. Intestazione: ragione sociale, unità produttiva, indirizzo, data, ora di inizio e fine, luogo o modalità di svolgimento.
2. Riferimento normativo: "Riunione periodica ai sensi dell'art. 35 del D.Lgs. 81/2008", indicando se è annuale o straordinaria (comma 4) e, in questo caso, il motivo.
3. Presenti: nome, cognome e ruolo di datore di lavoro o rappresentante, RSPP, medico competente o medici competenti, RLS, eventuali altri invitati. Annotare gli assenti e se giustificati.
4. Ordine del giorno: i quattro punti del comma 2, più gli argomenti aggiuntivi.
5. Punto 1, DVR: data dell'ultima revisione, modifiche intervenute in azienda, parti da aggiornare, osservazioni dell'RLS.
6. Punto 2, infortuni, malattie professionali e sorveglianza sanitaria: numero e tipologia di eventi dell'anno, confronto con l'anno precedente, mancati infortuni rilevati, relazione anonima del medico allegata.
7. Punto 3, DPI: DPI in uso per mansione, criteri di scelta, efficacia rilevata, segnalazioni di disagio o mancato utilizzo, eventuali sostituzioni.
8. Punto 4, informazione e formazione: corsi svolti, scadenze dei prossimi dodici mesi, fabbisogni emersi.
9. Altri argomenti: codici di comportamento, buone prassi, obiettivi di miglioramento.
10. Decisioni e piano d'azione: tabella con azione, responsabile, scadenza.
11. Osservazioni dei partecipanti: spazio per dichiarazioni a verbale, in particolare dell'RLS.
12. Firme dei partecipanti e indicazione degli allegati.

Un errore tipico è il verbale fotocopia, identico da un anno all'altro con le date cambiate. In caso di ispezione dimostra che la riunione è stata un adempimento formale; un verbale con numeri reali, decisioni e scadenze dimostra invece che il sistema di prevenzione funziona.

Sanzioni per la mancata convocazione#

L'obbligo di convocare la riunione è anche tra quelli del datore di lavoro elencati dall'art. 18, comma 1, lettera v). La violazione di questa lettera e dell'art. 35, comma 4, è una contravvenzione punita con l'ammenda dall'art. 55, comma 5, lettera e). Gli importi sono soggetti a rivalutazione periodica: per il quadro generale si veda la pagina sulle sanzioni in materia di sicurezza sul lavoro.

Più della sanzione pesa spesso l'effetto indiretto. Dopo un infortunio, l'assenza dei verbali o verbali privi di contenuto rendono difficile dimostrare che il DVR era stato riesaminato e che i DPI erano stati valutati.

Domande frequenti#

La riunione periodica si può fare in videoconferenza?#

L'art. 35 non disciplina la modalità di svolgimento: richiede la partecipazione dei soggetti indicati, l'esame degli argomenti del comma 2 e un verbale. Una riunione a distanza può quindi essere ammissibile, purché tutti possano intervenire in tempo reale e il verbale indichi la modalità e venga sottoscritto. Per sopralluoghi o verifiche sui DPI la presenza fisica resta più efficace.

Nelle aziende con meno di 15 lavoratori la riunione è vietata o inutile?#

Né l'una né l'altra cosa. Sotto la soglia la legge non impone una scadenza annuale, ma il datore di lavoro può indire la riunione quando vuole e l'RLS può chiederla se cambiano le condizioni di rischio. Nelle piccole imprese un incontro annuale breve, con l'RSPP e il medico competente se nominato, è un modo semplice per tenere aggiornato il DVR.

Chi redige e conserva il verbale?#

La legge non indica chi debba scriverlo: di solito lo redige l'RSPP o una persona incaricata dal datore di lavoro, e lo firmano i partecipanti. Il comma 5 richiede che sia tenuto a disposizione dei partecipanti. Conviene archiviarlo insieme al DVR e agli allegati, come la relazione del medico competente, per poterlo esibire in caso di controllo.

Se l'RLS non si presenta, la riunione è valida?#

L'obbligo del datore di lavoro è indire la riunione e convocare i partecipanti. Se l'RLS regolarmente invitato non partecipa, la riunione si svolge e il verbale registra l'assenza e la convocazione inviata. È buona prassi trasmettergli poi copia del verbale e raccogliere eventuali osservazioni scritte, così il suo contributo non va perso.