Delega di funzioni e subdelega: organizzare la sicurezza

Il datore di lavoro può trasferire buona parte dei propri obblighi di sicurezza con una delega di funzioni, ma solo se rispetta i requisiti dell'art. 16 del D.Lgs. 81/2008. Due obblighi restano comunque suoi: la valutazione dei rischi con il DVR e la nomina dell'RSPP. E anche dopo la delega deve vigilare su come il delegato lavora.

Dopo la sentenza di primo grado sul rogo ThyssenKrupp, nel 2011, si discusse molto della paura degli imprenditori di finire sotto processo. La risposta più concreta a quella paura non è politica ma organizzativa: un'azienda in cui ogni obbligo ha un titolare con poteri e mezzi reali, e in cui chi delega controlla. Questa guida spiega come si costruisce.

Che cos'è la delega di funzioni#

La delega di funzioni è l'atto con cui il datore di lavoro trasferisce a un'altra persona, con i relativi poteri, l'adempimento di obblighi di sicurezza che la legge pone a suo carico. Diversa è la posizione del dirigente e del preposto: questi rispondono già per legge degli obblighi degli artt. 18 e 19, nei limiti delle loro attribuzioni, anche senza delega.

La delega serve quindi quando l'organizzazione è abbastanza complessa da richiedere che una persona diversa dal datore prenda decisioni autonome su spesa, organizzazione e controllo: tipicamente il direttore di stabilimento, il responsabile di una sede distaccata, il direttore tecnico. Una delega a chi non ha né competenze né budget non sposta la responsabilità; aggiunge solo un imputato.

I requisiti dell'art. 16#

L'art. 16 del D.Lgs. 81/2008 ammette la delega "ove non espressamente esclusa" e fissa condizioni che devono esserci tutte:

1. atto scritto con data certa;
2. delegato in possesso dei requisiti di professionalità ed esperienza richiesti dalla natura delle funzioni delegate;
3. attribuzione di tutti i poteri di organizzazione, gestione e controllo necessari;
4. autonomia di spesa necessaria allo svolgimento delle funzioni;
5. accettazione per iscritto da parte del delegato;
6. adeguata e tempestiva pubblicità della delega.

I requisiti più fragili nella pratica sono il terzo e il quarto. Una delega che assegna "la gestione della sicurezza dello stabilimento" ma impone di chiedere l'autorizzazione della sede centrale per ogni spesa sopra una soglia minima non trasferisce davvero i poteri. In caso di infortunio, il giudice guarda a come l'azienda funzionava, non solo a cosa c'era scritto.

Gli obblighi che non si possono delegare#

L'art. 17 esclude dalla delega due attività: la valutazione di tutti i rischi con l'elaborazione del documento previsto dall'art. 28 e la designazione del responsabile del servizio di prevenzione e protezione. Sono le scelte che definiscono l'intero sistema, e per questo la legge le lega alla persona che ha la responsabilità ultima dell'impresa. La loro omissione è punita dall'art. 55, comma 1, con l'arresto da tre a sei mesi o con l'ammenda.

Il datore può naturalmente farsi aiutare a valutare i rischi da RSPP, consulenti, dirigenti e medico competente: ciò che non può fare è trasferire la titolarità dell'obbligo e la firma del DVR.

La tabella riassume la distribuzione tipica in un'azienda di medie dimensioni.

L'obbligo di vigilanza: cosa resta al datore#

La delega non libera del tutto il delegante. L'art. 16, comma 3, stabilisce che non esclude l'obbligo di vigilanza del datore di lavoro "in ordine al corretto espletamento da parte del delegato delle funzioni trasferite". Non si tratta di controllare ogni singola operazione, cosa che svuoterebbe la delega, ma di verificare che il delegato eserciti davvero i poteri ricevuti e che il sistema funzioni.

Lo stesso comma indica come dimostrare di averlo fatto: l'obbligo si intende assolto in caso di adozione ed efficace attuazione del modello di verifica e controllo previsto dall'art. 30, comma 4. È il collegamento diretto tra delega e modello organizzativo: chi adotta un modello conforme all'art. 30, con un sistema di controllo e di riesame, ha anche lo strumento per provare la vigilanza. Il funzionamento del modello è spiegato nella guida al modello organizzativo e di gestione (MOG).

C'è poi una vigilanza che grava su datore e dirigenti indipendentemente da ogni delega. L'art. 18, comma 3-bis, li obbliga a vigilare sull'adempimento degli obblighi di preposti, lavoratori, progettisti, fabbricanti, fornitori, installatori e medico competente. Questi soggetti rispondono in via esclusiva solo se la mancata attuazione è addebitabile unicamente a loro e non emerge un difetto di vigilanza dei vertici.

La subdelega#

Dal 2009 l'art. 16, comma 3-bis, consente al delegato di subdelegare specifiche funzioni, alle stesse condizioni previste per la delega e previa intesa con il datore di lavoro. Tre limiti vanno tenuti presenti:

• la subdelega riguarda funzioni specifiche, non l'intero blocco ricevuto;
• non esclude l'obbligo di vigilanza del delegante sul subdelegato;
• il subdelegato non può delegare a sua volta.

Esempio: il direttore di uno stabilimento con delega generale subdelega al responsabile della manutenzione la gestione dei controlli periodici su impianti e presidi antincendio, con un budget annuale dedicato. Il direttore resta tenuto a verificare che i controlli vengano fatti e registrati; il datore resta tenuto a vigilare sul direttore.

Il principio di effettività#

L'art. 299 attribuisce le posizioni di garanzia di datore, dirigente e preposto anche a chi esercita in concreto i relativi poteri senza investitura formale. Vale anche al contrario: un titolo formale senza poteri reali non protegge chi lo ha assegnato. Le due facce dello stesso principio sono decisive in un processo.

Nel caso ThyssenKrupp, ad esempio, l'organizzazione per deleghe non ha messo al riparo i vertici che decidevano la politica degli investimenti per lo stabilimento: le scelte di spesa erano rimaste a loro, e con esse la responsabilità. La vicenda è ricostruita nell'articolo sul processo ThyssenKrupp.

Come un datore diligente organizza le responsabilità#

Una checklist operativa per verificare l'assetto della propria azienda:

1. Mappare chi decide davvero su spesa, personale, impianti e organizzazione del lavoro, sede per sede.
2. Far coincidere l'organigramma della sicurezza con quella mappa: datore, dirigenti, preposti, RSPP, medico competente, addetti alle emergenze.
3. Redigere le deleghe con data certa, oggetto preciso, poteri e budget espressi in cifre, firma di accettazione.
4. Dare pubblicità alla delega: comunicazione scritta a dirigenti, preposti, RSPP e RLS e aggiornamento dell'organigramma.
5. Formare i delegati: dal 2025 l'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile prevede 12 ore per i dirigenti e 12 per i preposti. I percorsi sono descritti nelle pagine sul corso per dirigenti con delega di funzioni e sul corso preposto.
6. Stabilire flussi di reporting periodici dal delegato al datore: scadenze, infortuni, quasi-incidenti, spese sostenute e respinte.
7. Pianificare verifiche, ad esempio un audit annuale, e conservarne gli esiti come prova della vigilanza.
8. Rivedere le deleghe quando cambiano persone, sedi o processi.

Il preposto, figura rafforzata dalla legge 215/2021, è il terminale di questa catena: deve essere individuato per iscritto e poter interrompere le attività pericolose. Il suo ruolo è approfondito nell'articolo sul ruolo del preposto.

Errori tipici che emergono dopo un infortunio#

• Deleghe senza data certa, redatte o firmate dopo l'evento.
• Delegato privo di autonomia di spesa o con un budget irrisorio rispetto agli interventi necessari.
• Delega "a cascata" oltre il secondo livello, non ammessa.
• Nessuna traccia della vigilanza: niente report, niente audit, niente riunioni verbalizzate.
• Delega del DVR o della nomina dell'RSPP, che non ha effetto.

Domande frequenti#

La delega di funzioni libera il datore di lavoro da ogni responsabilità?#

No. Trasferisce gli obblighi delegati, ma il datore conserva l'obbligo di vigilare sul corretto svolgimento delle funzioni trasferite e resta titolare della valutazione dei rischi e della nomina dell'RSPP. La vigilanza si considera assolta se è stato adottato ed efficacemente attuato il modello di verifica e controllo dell'art. 30, comma 4.

Serve un atto notarile per la delega?#

La legge chiede un atto scritto con data certa, non necessariamente notarile. La data certa si può ottenere anche con PEC, firma digitale con marca temporale o registrazione. Nelle società con strutture complesse si usa spesso la procura notarile, che facilita anche la pubblicità della delega, ma non è un requisito di validità previsto dall'art. 16.

Il delegato può subdelegare tutto quello che ha ricevuto?#

No. La subdelega riguarda specifiche funzioni, richiede l'intesa con il datore di lavoro e deve rispettare gli stessi requisiti della delega, compresi poteri e autonomia di spesa. Il delegante mantiene l'obbligo di vigilanza sul subdelegato, che a sua volta non può delegare ad altri le funzioni ricevute.

Che differenza c'è tra un dirigente e un delegato?#

Il dirigente risponde per legge degli obblighi dell'art. 18 nei limiti delle sue attribuzioni e competenze, anche senza delega. Il delegato riceve invece, con un atto formale, obblighi propri del datore di lavoro insieme ai poteri e al budget per adempierli. Spesso le due figure coincidono: un dirigente che riceve anche una delega ex art. 16.