Elezione RLS ogni 3 anni: scadenza del mandato e rinnovo

Il D.Lgs. 81/2008 non stabilisce quanto dura il mandato del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza: rinvia alla contrattazione collettiva. Nella maggior parte dei settori il mandato è di tre anni, perché segue la durata della RSU o perché lo prevede il CCNL. Alla scadenza va organizzata una nuova elezione e, se cambia la persona, il datore di lavoro comunica il nuovo nominativo all'INAIL.

La regola dei "tre anni", quindi, non è scritta nel Testo unico ma nei contratti. Questo spiega perché tante aziende si accorgono tardi che il mandato è scaduto: nessuna norma di legge manda un promemoria. Qui trovi come verificare la durata applicabile, come pianificare il rinnovo e quali documenti preparare. Le regole generali su elezione e dimissioni sono già raccolte nella guida su incarico e dimissioni dell'RLS: qui ci concentriamo sul ciclo del mandato.

Da dove viene il mandato triennale#

L'art. 47, comma 5, del D.Lgs. 81/2008 affida alla contrattazione collettiva il numero, le modalità di designazione o di elezione dell'RLS, il tempo di lavoro retribuito e gli strumenti per l'esercizio delle funzioni. La durata del mandato rientra in questo rinvio.

Il triennio nasce soprattutto da due fonti:

• nelle aziende con più di 15 lavoratori dove c'è una RSU, l'RLS viene individuato al suo interno e il suo mandato segue quello della rappresentanza sindacale unitaria, che negli accordi sulla rappresentanza dura tre anni;
• molti CCNL e accordi interconfederali fissano espressamente una durata triennale anche per l'RLS eletto direttamente dai lavoratori nelle piccole imprese.

Non è però un dato universale. Alcuni contratti possono prevedere durate diverse o legare la scadenza a eventi specifici. Prima di convocare un'elezione conviene quindi leggere la sezione sulla sicurezza del CCNL applicato e, se esiste, l'accordo interconfederale del proprio sistema associativo.

Cosa succede se il contratto collettivo è scaduto#

Capita spesso che il CCNL sia scaduto e non ancora rinnovato. Con l'interpello n. 16 del 2014 la Commissione per gli interpelli del Ministero del Lavoro ha chiarito che, in assenza di un nuovo accordo, continua ad applicarsi la disciplina contrattuale precedente in regime di ultrattività. Lo scopo è non lasciare i lavoratori senza rappresentanza per i ritardi della contrattazione.

Chi elegge l'RLS e chi può essere eletto#

Il datore di lavoro non nomina l'RLS. L'art. 47 prevede due canali, legati alla dimensione dell'azienda o dell'unità produttiva.

Il numero minimo di rappresentanti è fissato dal comma 7: uno fino a 200 lavoratori, tre da 201 a 1.000, sei oltre i 1.000. La contrattazione può aumentarli. Nelle aziende senza RSU, l'interpello n. 20 del 2014 ha precisato che l'elezione di lavoratori esterni alla rappresentanza sindacale è possibile solo dove una rappresentanza sindacale non esiste.

Un vincolo vale in ogni caso: l'art. 50, comma 7, rende l'incarico di RLS incompatibile con quello di RSPP o di addetto al servizio di prevenzione e protezione. Il candidato deve quindi essere estraneo al servizio. Per il caso limite delle microimprese c'è l'approfondimento su RLS con un solo dipendente.

Come si organizza il rinnovo, passo per passo#

Il rinnovo funziona meglio se si parte almeno due mesi prima della scadenza. Ecco una sequenza utilizzabile in un'azienda senza RSU, da adattare al proprio contratto collettivo.

1. Verifica della scadenza. Recupera il verbale dell'elezione precedente e calcola la data di fine mandato secondo il CCNL. Annotala nello scadenzario sicurezza insieme agli aggiornamenti formativi.
2. Avviso ai lavoratori. Affiggi in bacheca, e invia per email dove possibile, un avviso con la data del voto, le modalità di candidatura e il termine per presentarle. Il datore può agevolare le operazioni ma non deve condizionarle.
3. Raccolta delle candidature. Le candidature arrivano dai lavoratori. Chi gestisce le operazioni di voto, di norma un piccolo comitato scelto dai lavoratori stessi, verifica l'incompatibilità con il ruolo di RSPP o ASPP.
4. Votazione. Si svolge di norma durante l'orario di lavoro, con le regole su elettorato, scrutinio e segretezza del voto previste dal CCNL o dall'accordo interconfederale. Il CCNL può fissare anche un quorum minimo.
5. Verbale. Chi ha gestito il voto redige un verbale con data, aventi diritto, votanti, voti per ciascun candidato, eletto e accettazione dell'incarico, firmato dai componenti. Una copia va consegnata al datore di lavoro.
6. Comunicazione all'INAIL. Se l'eletto è una persona nuova, il datore registra il nominativo con il servizio online. Se viene rieletto lo stesso RLS, il nominativo già inviato resta valido.
7. Formazione. Il nuovo RLS frequenta il corso iniziale; quello rieletto prosegue con l'aggiornamento annuale.

Nell'industria, l'Accordo interconfederale tra Confindustria e CGIL, CISL e UIL del 12 dicembre 2018 prevede che, nelle aziende fino a 15 dipendenti, il datore di lavoro solleciti i lavoratori a eleggere il rappresentante anche con un avviso in bacheca. Se entro 60 giorni l'elezione non avviene, si applica la disciplina dell'RLS territoriale.

Esempio di calendario#

Esempio: in un'azienda di 22 dipendenti senza RSU l'RLS è stato eletto il 10 novembre 2023 con mandato triennale. La scadenza cade il 10 novembre 2026. Un calendario prudente prevede l'avviso ai lavoratori a metà settembre, il termine per le candidature a metà ottobre, il voto nella prima settimana di novembre e, se l'eletto cambia, la registrazione INAIL subito dopo il verbale.

La comunicazione del nominativo all'INAIL#

L'art. 18, comma 1, lettera aa), obbliga il datore di lavoro a comunicare in via telematica all'INAIL, "in caso di nuova elezione o designazione", i nominativi dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza. Secondo la pagina INAIL sulla comunicazione del nominativo RLS, la dichiarazione si fa con il servizio online "Dichiarazione RLS", indicando unità produttiva, codice fiscale, nome e data di nomina.

Tre dettagli operativi contano al momento del rinnovo:

• la comunicazione non va ripetuta ogni anno né a ogni triennio se l'RLS resta lo stesso;
• un nominativo già inviato non si può cancellare, ma si aggiorna con la funzione di modifica;
• possono effettuare l'invio anche intermediari delegati, come consulenti del lavoro e associazioni di categoria.

L'omessa comunicazione è punita con una sanzione amministrativa pecuniaria a carico di datore di lavoro e dirigente (art. 55, comma 5). La guida su dimissioni RLS e comunicazione INAIL affronta il caso della sostituzione a metà mandato.

Se nessuno si candida#

Il datore di lavoro non può sostituirsi ai lavoratori e nominare d'ufficio un RLS. Se l'elezione non avviene, l'art. 47, comma 8, prevede che le funzioni siano esercitate dal rappresentante territoriale previsto dall'art. 48 o da quello di sito produttivo dell'art. 49. Le aziende in cui non è stato eletto un RLS partecipano al finanziamento del fondo dell'art. 52 secondo le regole vigenti.

In pratica conviene conservare l'avviso affisso, l'eventuale verbale di elezione deserta e la corrispondenza con l'organismo paritetico o con l'RLST di riferimento. Sono i documenti che dimostrano, in caso di controllo, che l'assenza di un RLS interno non dipende dall'azienda. Il funzionamento del rappresentante esterno è spiegato nella guida all'RLS territoriale.

Errori frequenti sulla scadenza del mandato#

• Considerare l'RLS "a vita": senza rinnovo il mandato decade secondo il CCNL e la rappresentanza può essere contestata.
• Organizzare l'elezione con candidati indicati dal datore di lavoro o in assenza di un verbale firmato.
• Confondere la rielezione con una nuova nomina e ripetere inutilmente la comunicazione INAIL, oppure dimenticarla quando la persona cambia.
• Ripartire da zero con il corso da 32 ore per un RLS rieletto, invece di verificare la continuità degli aggiornamenti annuali.
• Non aggiornare il DVR, che deve indicare il nominativo dell'RLS che ha partecipato alla valutazione dei rischi (art. 28, comma 2, lettera e).

Sul fronte formativo, il percorso del nuovo eletto è descritto nella guida alla formazione dell'RLS e nella scheda del corso RLS.

Domande frequenti#

Il mandato dell'RLS dura sempre tre anni?#

No. Il D.Lgs. 81/08 non fissa una durata e l'art. 47, comma 5, rinvia alla contrattazione collettiva. Il triennio è la regola più diffusa perché coincide con la durata della RSU e con molti CCNL, ma alcuni contratti prevedono soluzioni diverse. La fonte da consultare è sempre il contratto collettivo applicato in azienda, insieme all'eventuale accordo interconfederale.

L'RLS uscente può essere rieletto?#

Sì, la legge non pone limiti al numero di mandati, salvo diverse previsioni del contratto collettivo. In caso di rielezione basta il nuovo verbale: il nominativo comunicato all'INAIL resta valido perché non c'è una nuova persona da registrare. La formazione prosegue con l'aggiornamento annuale, senza ripetere il corso iniziale, purché gli aggiornamenti degli anni precedenti siano stati svolti.

Il datore di lavoro deve organizzare l'elezione?#

L'elezione è dei lavoratori, ma il datore può e in alcuni accordi deve sollecitarla. L'Accordo interconfederale 2018 per l'industria, per esempio, prevede che nelle aziende fino a 15 dipendenti il datore inviti i lavoratori a eleggere l'RLS. Il datore può mettere a disposizione locali e tempo, ma non può proporre candidati né influenzare il voto.

Cosa rischia l'azienda se il mandato è scaduto da mesi?#

La legge punisce direttamente le omissioni del datore, non la scadenza del mandato in sé. I problemi nascono a valle: consultazioni fatte con un RLS non più legittimato, comunicazioni INAIL non aggiornate, aggiornamenti formativi saltati. In un'ispezione questi elementi emergono insieme, per questo conviene inserire la scadenza nello scadenzario sicurezza.